Jak udzielać feedbacku w 5 krokach.

W ubiegłym tygodniu poruszyliśmy jakże istotny temat feedbacku i jak go uzyskać (jeżeli chcesz zobaczyć tamten wpis kliknij tutaj). Natomiast, aby dogłębnie zaznajomić się z feedbackiem, należy wiedzieć także jak go udzielać. O informację zwrotną prosimy innych, aby dowiedzieć się czegoś o sobie, jednak pamiętajmy, że po pierwsze mogą oni poprosić w zamian o naszą opinię, a po drugie powinniśmy wiedzieć o tym jak poprawnie udzielać feedbacku, aby lepiej zrozumieć informacje otrzymane od innych. Udzielenie informacji zwrotnej może się jednak okazać dużo trudniejsze od poproszenia o nią. W tym wypadku to my musimy się zaangażować i przeanalizować fakty tak, aby udzielony feedback był prawdziwy, konstruktywny i nie opierał się na naszych powierzchownych przypuszczeniach.

Oto 5 najważniejszych dla mnie kroków, którymi kieruję się udzielając feedbacku:


Pamiętaj, że Twój rozmówca jest teraz najważniejszy

Udzielając feedbacku powinniśmy zwracać się do naszego rozmówcy, to on jest teraz dla nas najważniejszy. Jeżeli udzielając informacji zwrotnej, myślimy o tym, że nie chce nam się tego robić lub nasz rozmówca nie jest tego wart, lepiej od razu dajmy sobie spokój. Taka okoliczność wymaga od nas pewnej woli, abyśmy byli w stanie zrobić to dobrze. Bardzo istotne jest abyśmy czuli, że chcemy udzielić komuś naszej opinii i że nie powoduje to u nas jakiegoś większego dyskomfortu. W tej kwestii powinniśmy być szczerzy bo lepiej jest odmówić udzielenia feedbacku niż zrobić to źle i skrzywdzić drugą osobę. Pamiętajmy, że feedback to bardzo delikatna kwestia i poruszanie się wokół niej wymaga od nas nie lada wyczucia i profesjonalizmu. Przygotowując się do feedbacku upewnijmy się aby dać z siebie jak najwięcej, skupić na drugiej osobie naszą uwagę i przeanalizować wszystkie fakty, na podstawie których budujemy naszą opinię.


Unikaj ogólników i nie narzucaj własnego zdania.

Jeżeli ktoś prosi nas o informację zwrotną to wiadomo, że chce się dowiedzieć jaki jest dlatego pamiętajmy aby nie oceniać i nie narzucać własnego zdania. Udzielając feedbacku powinniśmy skupić się przede wszystkim na faktach bo to one odzwierciedlają zachowania drugiego człowieka i poznając je, mogą one nakierować go na zmianę. Starajmy się jak najbardziej wystrzegać ogólników, które nie zawierają w sobie treści. Możemy się rozgadać na dany temat, ale zadajmy sobie pytanie ile z tego zostanie jeżeli odrzucimy wszystkie ogólniki. Jeżeli dla przykładu poprosiłbym kogoś o informację na temat tego jak zarządzam zespołem, to chciałbym raczej dowiedzieć się jak inni widzą mnie w pracy, co robię na co dzień, jak komunikuję się z innymi, jak reaguję w sytuacjach stresowych, ile czasu poświęcam swojemu zespołowi itp. Na postawie tych informacji mogę wyciągnąć wnioski i zmienić w swoim zachowaniu to co ma negatywny wpływ na prosperowanie mojego zespołu. Jeżeli natomiast usłyszałbym, że mógłbym być dużo lepszy, że mój zespół ma ogromny, niewykorzystany potencjał, że już dawno powinienem osiągnąć lepsze wyniki itp. Nijak mi to nie pomoże, gdyż nadal nie będę miał pojęcia o tym co dokładnie robię nie tak. Usłyszę piękny opis jaki mógłbym czy powinienem być bez ani jednej konkretnej informacji co to właściwie znaczy 'lepszy'.

Skup się na faktach.

Często kreujemy sobie czyjś obraz na podstawie tego co się wokół niego znajduje, a mianowicie niestety nie pomijamy plotek i zasłyszanych informacji. Nie mówię tutaj, że nie powinniśmy absolutnie słuchać tego co mówią inni bo to jest coś naturalnego dla funkcjonowania społeczeństwa. Jednak udzielając feedbacku powinniśmy się skupić jedynie na faktach. Wszystkie informacje, których udzielamy powinny być oparte o wydarzenia z życia, których byliśmy świadkami bo w ten sposób możemy oddać komuś nasz własny obraz danej osoby. Nie powinniśmy brać pod uwagę niczego, co usłyszeliśmy od innych, nawet jeżeli wierzymy, że nas nie okłamali bo te informacje nie mają nic wspólnego z naszą percepcją i tym jak my odbieramy innego człowieka tylko jak ktoś inny to robi. Jako osoba udzielająca feedbacku jestem zobligowany do posiadania go i brania pełnej odpowiedzialności za to co mówię.
Dobrze jest zanotować sobie kilka sytuacji z życia na których podstawie formujemy opinie tak, aby móc je przytoczyć i objaśnić danej osobie o co nam dokładnie chodzi. Na podstawie takich przykładów najłatwiej jest zrozumieć i przeanalizować dane sytuacje bo pamiętajmy, że wiele rzeczy robimy automatycznie i też błyskawicznie o nich zapominamy.

Bądź konstruktywny

Jak już wspominałem wcześniej, feedback to bardzo delikatna kwestia i w bardzo łatwy sposób możemy kogoś nim skrzywdzić. Nasza ludzka natura często kieruje nas na nieciekawe tory i w takich sytuacjach, szczególnie gdy jest to pisemny feedback anonimowy, pozwalamy sobie na upust negatywnych emocji związanych z daną osobą. Takie zachowanie nie ma nic wspólnego z prawdziwym, konstruktywnym feedbackiem. Aby ułatwić sobie prawidłowe podejście do tej kwestii, pamiętajmy, że osoba, która poprosiła nas o informację zwrotną, w pewnym sensie nam zaufała, bo pozwoliła dotykać swojego JA. W takiej sytuacji zranienie tej osoby może okazać się super łatwe. Dlatego pamiętajmy o ostrożnym dobieraniu słów, aby zapobiec jakimkolwiek nieporozumieniom czy uszczypliwym komentarzom. Nie mówię tutaj, aby w feedbacku pomijać negatywne fakty, one wręcz muszą mieć swoje miejsce, należy jednak uważać z ich doborem. Krytykując kogoś pamiętajmy, aby najpierw zastanowić się, czy owa krytyka wniesie coś do życia tej osoby, czy jest w stanie jej pomóc. Jeżeli tak, jest ona konstruktywna i jak najbardziej nie powinniśmy jej pomijać. Jeżeli natomiast owa krytyka ma na celu wytknięcie komuś błędu czy pokazanie, że wcale nie jest taki wspaniały jak mu się wydaje, to na pewno nie jest ona konstruktywna, a wręcz przeciwnie jest nasączona negatywnymi emocjami i powinniśmy się jej wystrzegać.

Utrzymaj balans.

Jak już wiemy krytyka jest bardzo ważna w feedbacku, musi być jednak konstruktywna i bardzo dobrze aby była zbalansowana. To znaczy, że musimy mieć na uwadze ilość negatywnych i pozytywnych komentarzy. Nie powinniśmy w żadnym wypadku przeładowywać naszej informacji zwrotnej negatywami, a wręcz przeciwnie. Najlepsza proporcja feedbacku pozytywnego do negatywnego to 3:1, oczywiście to nie apteka i nikt nie mówi, że trzeba tu wszystko liczyć i podstawiać do wzoru. Należy jedynie mieć na uwadze balans. Pamiętajmy, że w przypadku, gdy feedback jest głównie negatywny, człowiek może mieć po prostu poczucie beznadziei i przegrania, a to znowu nie zaowocuje rozwojową zmianą, a wręcz przeciwnie. Nikt z nas nie miałby ochoty na rozwój i zmianę na lepsze, gdyby słyszał jedynie jak źle sobie radzi i niczego nie potrafi zrobić dobrze. Prawidłowym feedbackiem, w którym utrzymany jest pewien balans, możemy zmotywować człowieka do działania, naładować go pozytywną energią i wiarą w to, że jeżeli tyle rzeczy udało mu się zrobić dobrze, to i te negatywy będzie w stanie przekuć w pozytywy.

Podsumowując nasza rola w udzielanym feedbacku jest bardzo odpowiedzialna. Możemy bowiem zarówno zmotywować kogoś i pomóc mu w zmianie na lepsze jak i również skrzywdzić i spowodować, że odechce się mu jakiejkolwiek pracy nad sobą. Najważniejsze to pamiętać, że feedback przede wszystkim ma służyć temu drugiemu człowiekowi i to o nim i jego dobru powinniśmy myśleć, a nie o naszych emocjach i uczuciach.
Mam nadzieje, że ten wpis rozwiał chociaż niektóre wątpliwości co do słuszności udzielanego feedbacku i każdy będzie w stanie wyciągnąć coś dla siebie, a feedback stanie się dla każdego z nas codziennością.

Jak zawsze zapraszam do kontaktu i wspólnych dyskusji w komentarzach.

Do poczytania...


Komentarze

Popularne posty z tego bloga

Czym jest samoświadomość? Czyli jak poznac siebie?

Czy wiesz czego chcesz od życia? - czyli jak odnaleźć swoje pragnienia.